 |
Waarom moet ik bonnetjes en kwitanties bewaren? |
Het kwartaal is om en je hebt nog een maand de tijd om aangifte omzetbelasting te doen. Je denkt 'snel even de administratie in orde maken'. Maar hoe zat dat ook alweer met dat ene bonnetje? Die kwitantie? Waar had ik die betaling ook alweer voor gedaan?
Het bonnetje is onleesbaar geworden!
Je raakt in paniek en wordt chagrijnig omdat je het overzicht kwijt bent. In dit artikel geef ik je twee tips hoe je deze stress eenvoudig kunt voorkomen.
Waarom moet ik bonnetjes en kwitanties bewaren?
De bonnetjes en kwitanties zijn bewijsstukken voor de Belastingdienst om te laten zien dat je voor een dienst of product betaald hebt. Tot 7 jaar na afloop van het aangiftejaar moet je je administratie bewaren. Tot die tijd kan de Belastingdienst je namelijk nog een navordering opleggen. Deze kun je op papier bewaren.
Qua ruimte is het handiger om je administratie digitaal te bewaren. De belastinginspecteur moet bij een controlebezoek dan wel toegang krijgen tot de bestanden. De administratie moet aan bepaalde eisen voldoen.
Vind jij het ook zo vervelend dat de bonnetjes een ander formaat hebben? In dit artikel geef ik je een aantal tips om de rekeningen eenvoudig in je administratie op te bergen. Dit is bovendien een handige manier om je administratie aan je boekhouder aan te leveren.
Foto’s met je smartphone
Haast iedereen heeft tegenwoordig een smartphone waarmee je eenvoudig en snel een foto kunt maken van je kwitantie.
Stuur vervolgens de foto naar je inbox en vermeld gelijk de reden van je betaalbewijs: bijvoorbeeld (fictief) 'het uitprinten van een aantal handouts voor je workshop boekhouden op 27 juli 2015 bij Buurthuis De Lelie in Hilversum'.
Scannen met een OCR-scanner
Plak je bonnetje met een ouderwetse Pritt-stift of doorzichtig plakband op een A4, schrijf de reden erbij (zie bovenstaand fictief voorbeeld). Let er dan op dat je de bonnetjes allemaal in dezelfde leesrichting plakt en dat de bankrekening en de BTW goed zichtbaar zijn.
Houd ook een bepaalde volgorde aan, bijvoorbeeld op betaaldatum (dit is handig voor een kasboek). Scan dan het A4-blad. Let er ook op dat als je de A4-vellen door een documentinvoer wilt doen dat de bonnetjes goed vastgeplakt zijn, anders kunnen ze alsnog beschadigen en gebruik ingeval van een documentinvoer geen nietjes (bron).
Voordelen van deze manieren
* Verfrommelde bonnetjes of per ongeluk in je (broek-)zak meegewassen en onleesbaar geworden bonnetjes behoren nu tot de verleden tijd.
* De bonnetjes hebben nu hetzelfde formaat.
* Je hebt geen doos met bonnen meer nodig.
* Je raakt de bonnen niet meer kwijt.
* Het geeft overzicht in je administratie.
Ja, aan elk voordeel zit natuurlijk ook een nadeel: je moet de bonnen handmatig blijven categoriseren.